1 - Emeklilik belgesinin "Emeklilik İstek Dilekçesi" bölümüne mutlaka ilgilinin adı, soyadı ile emekli aylığını alacağı adresin ve dilekçe tarihinin yazılması ve ilgili tarafından imzalanması,

           2 - Emeklinin aylığını almak istediği adreste değişiklik yapılmışsa değişikliğin kurum amirince imzalanıp okunaklı bir şekilde mühürlenerek onaylanması,

          3 - Emeklilik Belgesinin aslının gönderilmesi ve belgenin tüm sayfalarının yanısıra bilgisayardan çıkarılan hizmet belgesinin bulunması halinde bu sayfaların da, kurum mühürü ile okunaklı bir şekilde mühürlenmesi,

           4 - 6245 sayılı Harcırah  Kanunun 56 ncı maddesinin (a) fıkrası gereğince emekliye ayrıldıkları tarihten itibaren 6 ay içerisinde müracaat edenlerin, bu kanuna göre hak kazanacakları harcırahlarının tahakkuk ettirilerek ödenmesi mümkün olduğundan, ilgililerin Emeklilik Belgesine, düşündükleri harcırah adresinin değil, emekli aylıklarını almak istedikleri adresin yazılmasına özellikle dikkat edilmesi,

           Emeklilik belgesindeki adresin dışında bir adres belirten dilekçeler işleme konulmayacağından Sandığa gönderilmemesi,

           5 - Sandığımızca sağlıklı bir nüfus bilgi kütük kaydı oluşturulabilmesi ve ilgililerin emekli aylık ve ikramiyelerinin ödenmesi aşamasında bankalara ibraz edilen kimlik kartı ile Sandığımızca düzenlenen emeklilik belgeleri arasında uyum sağlanması için, ilgililerin son nüfus bilgilerinin emeklilik belgesinin "Nüfus Kaydı İle İlgili Konular" bölümüne işlenmesi,

           6 - Emeklilik belgesinin birinci sayfasının sağ üst köşesine ilgililerin en fazla altı ay önce çekilmiş fotoğrafının yapıştırılarak okunaklı bir şekilde mühürlenmesi ve aynı fotoğraftan, emeklilik tanıtım kartı ve sağlık karnesinde kullanılmak  ve bir adedi dosyasında  tutulmak üzere 3 adet gönderilmesi, gönderilen fotoğrafların arkasına ad, soyadı ve emeklilik sicil numaralarının yazılması,

           16.07.1982 tarih ve 8/5105 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe konulan ve 25.10.1982 tarih ve 17849 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Kamu Kurum ve Kuruluşlarında çalışan Personelin Kılık ve Kıyafetine Dair Yönetmelik hükümlerinde resmi belgelerde kullanılacak fotoğrafların uygun kılık-kıyafetlerle çekilmiş olması zorunlu tutulduğundan, iştirakçilerin emekliliklerini istemeleri esnasında devlet memuru sıfatlarının devam etmesi nedeniyle başvuru anında istenilecek fotoğrafların anılan yönetmeliğe uygun olmasına dikkat edilmesi,
           gerekmektedir.

           Yukarıdaki hususlara dikkat edilmeden düzenlenecek Emeklilik Belgeleri işlem yapılmaksızın iade edileceğinden, emekli ayrılan personelinizin mağdur olmaması için emeklilik belgelerinin düzenlenmesinde gereken özenin gösterilmesini,

           7 - Sandığa gönderilen her türlü yazı ve belgeye iştirakçinin emeklilik sicil numarasının yazılmasını, emeklilik sicil numarası bilinmiyorsa nüfus cüzdanı suretinin eklenmesi, kadın iştirakçilerin evlenmeden önceki soyadlarının da yazılmasını önemle arz/rica ederiz.